Nationale und europäische Vergabeverfahren
Wir beraten Sie gerne. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine Mail an info@GBB-FM.com
Die Gesellschaft für Beschaffungsberatung mbH berät und führt Vergabeverfahren im Bereich Facility Management für öffentliche Auftraggeber durch. Wir sind bundesweit tätig - nach Bedarf online oder vor Ort.
Unser vorrangiges Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Beschaffungsprozesse gemäß den rechtlichen Bestimmungen, Verordnungen und Richtlinien unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten durchgeführt werden.
Unsere Aufgabenschwerpunkte
Gebäudereinigung
Unterhalts-, Grund- und Glas-/Rahmenreinigung
Reinigungschemie
für Eigenreinigungsleistungen
Sicherheitsdienstleistungen
Objektschutz und Besucherempfang
Objektpflege
Grünpflege, Straßenreinigung, Winterdienst
Rohrreinigung
Fachmännische mechanische oder chemische Reinigung
Verbrauchsmaterialien
Beschaffung von umweltfreundlichen oder sozial verantwortlichen
Produkten
Wir übernehmen alle erforderlichen Aufgaben, die für eine rechtssichere Vergabe notwendig sind. Zu unserem Leistungsspektrum gehören:
• Bestandsermittlung
• Erstellung Ihrer individuellen Vergabeunterlagen (Leistungsverzeichnisse, Leistungsbeschreibungen)
• Veröffentlichung und Durchführung von nationalen und EU-weiten Verfahren
• Angebotsauswertung
• Vergabeempfehlung
• Vertragspflege
Wir begleiten Sie während des gesamten Verfahrens oder unterstützen Sie bei individuellen Teilleistungen.
Verfahrensablauf
Feststellung Ist-Stand; Festlegung Soll-Zustand
- Datenerhebung des Ist-Standes
- Aufmaßnahme von Liegenschaften zur Raumbucherstellung (sofern erforderlich)
- Erörterung von vorhandenen Optimierungsmöglichkeiten und Ihren Wünschen
- Abstimmung und Festlegung von Bewertungskriterien und deren Gewichtung
- Abstimmung eines Projektablaufplans (Termine und Fristen)
Erstellung der Vergabeunterlagen
- Definition der Angebotsbedingungen, wie z.B. Vertragslaufzeiten, Losaufteilungen, Vergabeverfahrensart
- Abstimmung der Leistungen auf Basis von Kundenanforderungen, Richtlinien und Erfahrungswerten
- Ausarbeitung der Leistungsverzeichnisse und Leistungsbeschreibungen
- Erstellung aller benötigten Vergabeunterlagen, wie z.B. Kalkulationsdateien, Vergabeformulare
- Übergabe der gesamten Dokumente zur Prüfung und Freigabe
Veröffentlichung des Verfahrens
- Falls vor der Veröffentlichung ein Gremienentschluss benötigt wird: Unterstützung bei der Erstellung der Beschlussvorlage und Teilnahme an der Sitzung
- Nach Freigabe der Unterlagen: Veröffentlichung auf einem eVergabe Portal durch GBB-FM oder durch Vergabestelle und auf Wunsch Mitwirkung von GBB-FM
- Bieterkommunikation während der Angebotsfrist überwachen, beantworten bzw. die Beantwortung mit der Fachabteilung abstimmen
- Koordination von Objektbegehungen
- Führen der Vergabeakte
Angebotsöffnung und Auswertung
- Dokumentation der Angebotseröffnung
- Prüfung der Angebote
- Auswertung nach den definierten Bewertungskriterien
- Aufklärung von unklaren Angebotsinhalten
- Nachforderung von fehlenden Unterlagen
- Erarbeitung und Präsentation des Vergabevorschlages
Abschluss des Verfahrens
- Falls entsprechendes Vergabeverfahren gewählt wurde: Gemeinsame Verhandlungsrunden mit ausgewählten Bietern
- Überarbeitung der Auswertung mit den Verhandlungsergebnissen
- Unterstützung bei der Erstellung von Beschlussvorlagen für Gremien
- Teilnahme an Gremiensitzungen
- Vorbereitung des Zuschlags
- Veröffentlichung im Europäischen Amtsblatt (Bekanntmachung über vergebene Aufträge)
Vertragspflege
- Unterstützung beim Dienstleisterwechsel in der Implementierungszeit vor Leistungsbeginn
- Betreuung während der gesamten Vertragslaufzeit
- Durchführung von Bestandsänderungen in den Kalkulationsdateien
- Anpassung der Preiskalkulation bei tariflichen oder steuerlichen Änderungen
- Regelmäßige Qualitätskontrollen durch Sachverständige
- Unterstützung bei der Implementierung von nachhaltigen Praktiken
- Prüfung neuer Technologien oder Lösungen, die die Effizienz und Effektivität verbessern
Erfolg in der Beschaffung ist kein Zufall, sondern individuelle Planung und konsequente Umsetzung.
Dafür stehen wir.
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